4 Fungsi Proses Manajemen (Perencanaan, Pengorganisasian, Memimpin, Mengontrol)
Fungsi manajemen adalah cara sistematis dalam melakukan sesuatu. Manajemen adalah proses untuk menekankan bahwa semua manajer, terlepas dari bakat atau keterampilan mereka, terlibat dalam beberapa fungsi yang saling terkait untuk mencapai tujuan yang diinginkan.
Perencanaan, pengorganisasian, memimpin, dan mengendalikan adalah 4 fungsi manajemen; yang bekerja sebagai proses berkelanjutan. Pertama; manajer harus menetapkan rencana, kemudian mengatur sumber daya sesuai dengan rencana, mengarahkan karyawan untuk bekerja ke arah rencana, dan akhirnya, mengendalikan semuanya dengan memantau dan mengukur efektivitas rencana.
Proses-fungsi manajemen melibatkan 4 kegiatan dasar;
- Perencanaan dan Pengambilan Keputusan - Menentukan Program Aksi,
- Pengorganisasian - Kegiatan dan Sumber Daya Koordinasi,
- Memimpin - Mengelola, Memotivasi dan Mengarahkan Orang,
- Mengontrol - Memantau dan Mengevaluasi kegiatan.
1. Perencanaan dan Pengambilan Keputusan - Menentukan Program Aksi
Melihat ke depan ke masa depan dan memprediksi kemungkinan tren atau kejadian yang cenderung mempengaruhi situasi kerja adalah kualitas yang paling vital serta pekerjaan manajer.Perencanaan berarti menetapkan tujuan organisasi dan memutuskan cara terbaik untuk mencapainya. Perencanaan adalah pengambilan keputusan, mengenai tujuan dan menetapkan arah tindakan di masa depan dari serangkaian alternatif untuk mencapainya.
Rencana tersebut membantu menjaga efektivitas manajerial karena berfungsi sebagai panduan bagi personel untuk kegiatan di masa mendatang. Memilih tujuan serta jalur untuk mencapainya adalah apa yang melibatkan perencanaan.
Perencanaan melibatkan pemilihan misi dan tujuan dan tindakan untuk mencapainya, memerlukan pengambilan keputusan atau memilih tindakan di masa depan dari antara alternatif.
Singkatnya, perencanaan berarti menentukan apa posisi organisasi dan situasinya pada suatu waktu di masa mendatang dan memutuskan cara terbaik untuk mewujudkan situasi itu.
Perencanaan membantu menjaga efektivitas manajerial dengan memandu kegiatan di masa depan.
Untuk seorang manajer, perencanaan dan pengambilan keputusan membutuhkan kemampuan untuk meramalkan, memvisualisasikan, dan melihat ke depan dengan sengaja.
2. Pengorganisasian - Kegiatan dan Sumber Daya Koordinasi
Pengorganisasian dapat didefinisikan sebagai proses dimana rencana yang ditetapkan dipindahkan lebih dekat ke realisasi.Setelah seorang manajer menetapkan tujuan dan mengembangkan rencana, fungsi manajerial berikutnya adalah mengatur sumber daya manusia dan sumber daya lainnya yang diidentifikasi diperlukan oleh rencana untuk mencapai tujuan.
Pengorganisasian melibatkan menentukan bagaimana kegiatan dan sumber daya harus dikumpulkan dan dikoordinasikan.
Organisasi juga dapat didefinisikan sebagai struktur posisi atau peran yang sengaja diformalkan secara sengaja untuk diisi oleh orang-orang dalam suatu organisasi.
Pengorganisasian menghasilkan struktur hubungan dalam suatu organisasi dan melalui hubungan terstruktur inilah rencana dijalankan.
Pengorganisasian, kemudian, adalah bagian dari pengelolaan yang melibatkan: membangun struktur peran yang disengaja bagi orang untuk diisi dalam organisasi.
Ini disengaja dalam arti memastikan bahwa semua tugas yang diperlukan untuk mencapai tujuan ditugaskan kepada orang-orang yang dapat melakukan yang terbaik.
Tujuan dari struktur organisasi adalah untuk menciptakan lingkungan untuk kinerja manusia terbaik.
Struktur harus menentukan tugas yang harus dilakukan. Aturan yang ditetapkan juga harus dirancang berdasarkan kemampuan dan motivasi orang-orang yang tersedia.
Kepegawaian terkait dengan pengorganisasian dan melibatkan pengisian dan pemenuhan, posisi dalam struktur organisasi.
Ini dapat dilakukan dengan menentukan posisi yang harus diisi, mengidentifikasi kebutuhan tenaga kerja, mengisi lowongan dan melatih karyawan sehingga tugas yang diberikan dapat diselesaikan secara efektif dan efisien.
Fungsi-fungsi manajerial untuk promosi, penurunan pangkat, pemecatan, pemecatan, pemindahan, dll. Juga termasuk dalam tugas staf yang luas, yaitu penempatan staf. Memastikan penempatan orang yang tepat di posisi yang tepat.
Pengorganisasian menentukan di mana keputusan akan dibuat, siapa yang akan melakukan pekerjaan dan tugas apa, siapa yang akan bekerja untuk siapa, dan bagaimana sumber daya akan berkumpul.
3. Memimpin - Mengelola, Memotivasi dan Mengarahkan Orang
Fungsi manajerial dasar ketiga adalah memimpin, yaitu keterampilan memengaruhi orang untuk tujuan atau alasan tertentu. Memimpin dianggap sebagai yang paling penting dan menantang dari semua kegiatan manajerial.Leading memengaruhi atau mendorong anggota organisasi untuk bekerja bersama dengan kepentingan organisasi.
Menciptakan sikap positif terhadap pekerjaan dan tujuan di antara anggota organisasi disebut memimpin. Ini diperlukan karena membantu untuk melayani tujuan efektivitas dan efisiensi dengan mengubah perilaku karyawan.
Memimpin melibatkan beberapa proses penangguhan dan aktivasi.
Fungsi arah, motivasi, komunikasi, dan koordinasi dianggap sebagai bagian dari sistem prosesor terkemuka.
Koordinasi juga penting dalam memimpin.
Sebagian besar penulis tidak menganggapnya sebagai fungsi manajemen yang terpisah.
Sebaliknya mereka menganggap koordinasi sebagai inti dari manajemen untuk mencapai harmoni di antara upaya individu menuju pencapaian target kelompok.
Memotivasi adalah kualitas penting untuk memimpin. Memotivasi adalah fungsi dari proses manajemen untuk memengaruhi perilaku orang berdasarkan pada pengetahuan tentang apa yang menyebabkan dan menyalurkan perilaku manusia yang berkelanjutan dalam arah komitmen tertentu.
Manajer yang efisien perlu menjadi pemimpin yang efektif.
Karena kepemimpinan menyiratkan persekutuan dan orang cenderung mengikuti mereka yang menawarkan cara untuk memenuhi kebutuhan, harapan, dan aspirasi mereka sendiri, dapat dipahami bahwa memimpin melibatkan gaya motivasi kepemimpinan dan pendekatan serta komunikasi.
4. Mengontrol - Mengawasi dan Mengevaluasi Kegiatan
Memantau kemajuan organisasi menuju pemenuhan tujuan disebut pengendalian. Memantau kemajuan sangat penting untuk memastikan pencapaian tujuan organisasi.Mengontrol adalah mengukur, membandingkan, menemukan penyimpangan, dan mengoreksi kegiatan organisasi yang dilakukan untuk mencapai tujuan atau sasaran. Mengontrol terdiri dari kegiatan, seperti; mengukur kinerja, membandingkan dengan standar yang ada dan menemukan penyimpangan, dan mengoreksi penyimpangan.
Kegiatan pengendalian umumnya berkaitan dengan pengukuran pencapaian atau hasil tindakan yang diambil untuk mencapai tujuan.
Beberapa cara untuk mengendalikan, seperti anggaran untuk pengeluaran, catatan inspeksi, dan catatan jam kerja yang hilang, umumnya sudah umum. Setiap ukuran juga menunjukkan apakah rencana berhasil.
Jika penyimpangan berlanjut, koreksi ditunjukkan. Kapan pun hasil ditemukan berbeda dari tindakan yang direncanakan, orang yang bertanggung jawab harus diidentifikasi dan tindakan yang perlu diambil untuk meningkatkan kinerja.
Dengan demikian hasil dikontrol dengan mengendalikan apa yang dilakukan orang. Mengontrol adalah proses fungsi manajemen yang terakhir tetapi bukan yang paling penting.
Dikatakan dengan tepat, "perencanaan tanpa kendali tidak berguna". Singkatnya, kita dapat mengatakan pengendalian memungkinkan pemenuhan rencana.
Semua fungsi manajemen dari prosesnya saling terkait dan tidak dapat dilewati.
Proses manajemen merancang dan memelihara lingkungan di mana personel, bekerja bersama dalam kelompok, mencapai tujuan yang dipilih secara efisien.
Semua manajer menjalankan fungsi utama manajemen; perencanaan, pengorganisasian, kepegawaian, memimpin dan mengendalikan. Tetapi tergantung pada keterampilan dan posisi pada tingkat organisasi, waktu dan tenaga yang dihabiskan di setiap fungsi akan berbeda.